Le planning des réunions debout ne doit jamais contenir des tâches ou échanges qui pourraient la faire durer plus de quinze minutes. Idéalement, ces réunions se font à heure fixe, en début de journée. La pratique fait partie du concept de la méthode agile, une façon de travailler qui fluidifie le processus de production. Découvrons ci-après les bonnes pratiques pendant ces réunions, les erreurs à ne pas faire et les avantages de ce type de réunion
Les bonnes pratiques lors des Stand up meetings
Le premier point à retenir en ce qui concerne les réunions debout, c’est qu’il s’agit d’une réunion de mise au point. Tout au plus, il s’agit d’une réunion de planification pour un futur très proche. Il ne s’agit pas de faire le planning de la semaine ou discuter de la stratégie concernant un projet qui commence. Les participants n’ont pas à faire de compte-rendu détaillés sur les tâches en cours.
D’une manière générale, les participants doivent répondre aux trois questions qui sont : quelles ont été les tâches de la veille, celles à traiter pour la journée et s’il y a lieu, évoquer les points qui peuvent être bloquants. Si par rapport à ce dernier point il y a besoin de discussion pour résoudre le problème, cela devra se faire après la réunion stand-up. Le temps de réunion de quinze minute devra laisser à tous les participants de faire le tour de répondre à ces trois questions.
Les erreurs commises lors des réunions debout
Les intervenants ne s’expriment pas de façon concise. Il est important que chaque participant apprenne à synthétiser les informations afin de donner seulement les informations les plus importantes. Cela peut sembler évident, mais certaines personnes ont du mal à limiter leur temps d’intervention n’ayant pas souvent l’occasion de parler dans l’entreprise.
Les participants se mettent trop à leur aise. Quand on parle de réunion debout, il faut éviter de s’installer trop confortablement. On le répètera encore, il ne s’agit pas de se poser pour une heure, et en début de journée, il est important de rester en alerte.
Certaines personnes n’écoutent pas pendant les réunions stand up. Comme ces réunions ne concernent que les personnes travaillant sur un même projet, ne pas écouter est un affront envers les autres membres de l’équipe. Chacun pourrait avoir la solution pour débloquer une situation sur laquelle les autres ne peuvent avancer.
Autres avantages indirectes des réunions Stand Up
Elles obligent tout le monde à arriver à l’heure dans les locaux de l’entreprise. Les retardataires chroniques sont obligés d’arriver à l’heure car les réunions durant en tout une quinzaine de minute, l’absence ou les retards lors de ces réunions se feront bien remarquer.
Elles améliorent l’aptitude des employés à synthétiser les informations. Ce point a été abordé plus haut. Les personnes qui participent à ces réunions apprennent au fur et à mesure de leur participation à donner les bonnes informations de la manière la plus concise possible.